Рукопись документа должна быть оформлена в соответствии правилами составления
и оформления ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Служба ДОУ вправе принять в работу
только рукопись, написанную чернилами или пастой только черного, синего
или фиолетового цвета.
Ответственность за содержание и оформление документа несет исполнитель
(автор текста).
На подпись или утверждение документы должны быть представлены руководителю
вместе с материалами, на основании которых они готовились. Исходящие
документы регистрируются только после подписи должностного лица.
Вся исходящая корреспонденция должна обрабатываться централизованно экспедицией
(структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции).
При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.
Экспедиционная обработка
В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления:
наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица,
подписавшего документ);
наличие печати (если она необходима);
наличие даты и регистрационного номера;
правильность адресации;
наличие всех страниц и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа по почте,
по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен
не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
Сортировка
После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована
по способу отправки:
документы, отправляемые по почте;
документы, отправляемые по факсу;
документы, отправляемые с курьерами.
При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только
для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус
незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не
рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные
письма.
Отправка
Для отправки корреспонденции по почте ее помещают в конверты. Документы,
направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт. Целесообразно
использовать конверты, на которые нанесен логотип фирмы и ее обратный
адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы
формата А4 не складывают.
Вся корреспонденция за исключением массовой поздравительной рассылки
должна быть отправлена заказными письмами. Оформление заказных писем (если
их больше пяти) предполагает составление реестра. В реестр вносятся не
документы, а конверты с корреспонденцией. Реестр составляется в двух экземплярах,
каждый из которых подписывается составителем. Один экземпляр реестра заверяется
печатью организации. Экземпляр с печатью остается в отделении связи, а
экземпляр с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.
При получении корреспонденции, доставленной курьером, каждая организация-получатель
должна проставить на возвращаемой копии дату получения, время (если необходимо),
должность, личную подпись и расшифровку подписи лица, получившего документ.