При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы:
1. документы, которые будут регистрироваться в службе
ДОУ;
2. документы, которые передаются в структурные подразделения
без регистрации.
Каждая служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю
организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ
(приложение). Обязательно регистрируются
те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих
решений (Порядок регистрации рассматривается в разделе «Регистрация
документов»).
Для того чтобы правильно провести предварительное рассмотрение, необходимо
хорошо представлять себе деятельность фирмы и перспективы ее развития.
Распределение
Зарегистрированные документы распределяются на две группы:
документы, которые должны быть представлены руководителю;
документы, которые передаются в структурные подразделения
по принадлежности.
Критерии отбора документов для рассмотрения руководителем:
важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики
развития бизнеса);
сложность и новизна поставленных вопросов;
авторство (органы государственной власти, вышестоящие
организации);
срок исполнения (чем меньше срок исполнения, тем быстрее
документ должен быть передан в структурное подразделение).
Документы должны быть представлены руководителю
вместе с материалами, которые ему помогут принять решение (документы,
на которые ссылается автор письма, переписка, которая велась ранее, аналогичные
предложения и т.д.).
Корреспонденция должна докладываться руководителю один раз в день в
установленное им самим время.
Руководитель должен рассматривать документы в день доклада или, в крайнем
случае, на следующий день и возвращать их со своей резолюцией (16).
Периодически (например, один раз в неделю) руководителю дается обзорная
справка (в устной или письменной форме) о документах, переданных в структурные
подразделения на исполнение.
Перераспределение
На основании резолюции руководителя делается перераспределение, т.е.
документы направляются в структурные подразделения на исполнение.