Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления
организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов,
а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.
Общие положения
Регистрация - фиксация факта получения или создания документа
путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых
и достаточных сведений в специальных регистрационных формах.
Регистрация документа - «запись учетных данных о документе
по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или
получения»(См. прим. 1).
Регистрация - основа информационно-поисковой системы (ИПС)
организации.
Основными целями регистрации являются справочно-информационная
работа и сроковый контроль исполнения документов.
Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном
месте. Если документ зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении
он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном
подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать
не должна.
Отдельные регистрационные массивы образуют (т.е. регистрируются
со своими порядковыми номерами) входящие документы, исходящие документы
и каждый вид (разновидность) внутренних документов.
Порядковые регистрационные номера обновляются в начале
каждого года.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие
и внутренние - в день подписания.
Приложения к документам отдельно не регистрируются.
Существует три вида регистрационных форм: журнал регистрации,
регистрационно-контрольная карточка и компьютерные системы регистрации
и контроля исполнения документов («системы электронного документооборота»).
* * *
Прим. 1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998,
с.З, п.65.