Контроль - неотъемлемая (основная) функция
управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля
- своевременное и качественное исполнение каждого поручения. В контрольной
деятельности различают две группы операций:
контроль исполнения по существу поставленных задач;
сроковый контроль.
Контроль исполнения по существу поставленных
задач осуществляют руководители всех рангов.
Контроль за соблюдением сроков исполнения
поручений всегда возлагается на аппарат руководителя (службу ДОУ).
В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют
несколько этапов:
1. Постановка документа на контроль, оформление
отметки о контроле в
документе (18) и в регистрационной форме. Основанием для этого может
являться:
резолюция руководителя (16);
анализ содержания текста (19). Документ ставится
на контроль в том случае, если в тексте указаны или предполагаются
конкретные сроки исполнения.
2. Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения.
Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения
которых истекает «сегодня», «завтра», «послезавтра».
При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и
повторная фиксация журнальных записей.
При использовании РКК необходимо выбрать карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ
и расставить их в отдельной рубрике в порядке прямой хронологии (...
01.09.99, 02.09.99...) по срокам исполнения.
Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов
должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.
3. Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения
(во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения
контрольного срока, в день исполнения).
4. Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения
поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).
5. Снятие документа с контроля или перенесение контрольных
сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя,
выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной
форме.
6. Составление периодической справки или сводки об исполнительской
дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов,
взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением контрольного
срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением
контрольного срока). Справка может содержать сведения об исполнительской
дисциплине каждого структурного подразделения, каждого исполнителя или
организации в целом.
