Общая характеристика систем автоматизации делопроизводства и документооборота
Системы автоматизации делопроизводства и документооборота
(САДД) преследуют достижение следующих целей:
обеспечение повышения оперативности и качества работы
с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального
производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами
и снижения трудозатрат на рутинные операции;
обеспечение повышение качества документов, создаваемых
в организации;
обеспечение автоматизированного контроля за прохождением
документов в подразделениях организации с момента их получения или создания
до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное
информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых
документах;
обеспечения автоматизированного упреждающего контроля
за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной
власти и управления, поручений и указании руководства организации, оперативное
получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого
документа;
сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
обеспечение централизованного хранения текстов доку
ментов, подготовленных в электронной форме и их графических образов,
а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов,
резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического
связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска
(подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства
и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы
САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются
следующие цели:
обеспечивается единый порядок индивидуальной и совместной
работы с документами в подразделениях организации;
объединяются потоки электронных документов между подразделениями
организации.