Массив регистрационно-контрольных карточек (РКК) образует справочно-контрольную
картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в определенном
порядке, т.е. систематизированы в соответствии с выбранными признаками
систематизации. Признаки систематизации (поисковые признаки) РКК:
алфавитный;
географический (региональный);
корреспондентский;
номинальный (по видам и разновидностям документов);
предметно-вопросный (по заголовку, содержанию);
структурный (по структуре организации, по отделам);
хронологический (по дате) и т.д.
При расстановке регистрационно-контрольных карточек, как правило, удается активизировать
несколько поисковых признаков (обычно 3 - 5). Например, карточки поступивших и отправленных
документов можно расставить по содержанию, вопросы расположить по алфавиту,
внутри предметной рубрики карточки систематизировать по названиям регионов,
расположенных по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по корреспондентам,
а наименования организаций-корреспондентов расположить в алфавитном порядке
и т.д.
Внутри каждой рубрики карточки расставляют по хронологии или в валовом
порядке регистрационных номеров. Традиционно применяется обратный (...
5, 4, 3, 2,1) порядок регистрационных номеров и дат.
Справочная картотека делится на две части: карточки документов, находящихся
на исполнении, и исполненных.
Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные формы и
сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС) организации,
т.е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы
и контроля исполнения документов.