Учебники по популярным профессиям
на asv0825.ru

1С. Управление торговлей

       

§ 67. Списание выданных ранее из кассы под отчет наличных денежных средств

Авансовый отчет — это документ, на основании которого осуществляется списание выданных ранее из кассы под отчет наличных денежных средств. Характерной особенностью авансового отчета является то, что к нему должны прилагаться документы, подтверждающие целевое использование выданных денежных средств.

Чтобы приступить к работе с авансовыми отчетами, откройте раздел Финансы и в панели навигации щелкните на ссылке Авансовые отчеты. После этого на экране отобразится окно, изображенное на рис. 8.12.

Рис. 8.12. Список авансовых отчетов

В данном окне содержится список сформированных ранее документов. Для каждого авансового отчета отображаются перечисленные далее сведения:

  • порядковый номер авансового отчета;
  • дата формирования документа;
  • сумма полученных денежных средств;
  • сумма израсходованных денежных средств;
  • сумма перерасхода (если он имел место быть);
  • валюта документа;
  • ФИО подотчетного лица, на имя которого сформирован авансовый отчет;
  • название организации по документу;
  • цель, на которую были выданы подотчетные средства.

В верхней части окна находятся поля Организация, Подотчетное лицо и Валюта. Они предназначены для применения фильтра на отображаемые в списке данные. Эту возможность особенно удобно использовать при работе с большим количеством авансовых отчетов. Чтобы установить фильтр по какомулибо условию, выберите в соответствующем поле требуемое значение. Например, если вы хотите оставить в списке только документы организации "Торговый мир", выберите ее из раскрывающегося списка в поле Организация. Чтобы вернуться к полному списку документов, очистите все поля с условиями фильтра.

Авансовые отчеты можно вводить на основании сформированных ранее РКО, по которым выдавались деньги под отчет. Для этого нужно открыть список РКО (см. рис. 8.9), установить курсор на требуемый документ и нажать в инструментальной панели кнопку Создать на основании, после чего в открывшемся меню выбрать команду Авансовый отчет. Отметим, что данная команда имеется и в окне редактирования РКО.

Чтобы сформировать авансовый отчет из списка документов (см. рис. 8.12), выполните команду Все действия | Создать или нажмите клавишу Insert. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 8.13.

Рис. 8.13. Оформление авансового отчета

Помимо хорошо знакомых нам параметров (Номер, Дата, Организация и др.), в данном окне присутствует также поле Подотчетное лицо. Данный параметр предназначен для выбора подотчетного лица, которое отчитывается за израсходованный аванс. Если этот человек получил аванс по расходному кассовому ордеру, то на вкладке Полученные авансы нужно нажать кнопку Добавить и в поле Документ аванса выбрать этот расходный ордер. Если он ранее получал несколько авансов по разным РКО, то можно одним авансовым отчетом закрыть все эти авансы, добавляя их в список с помощью кнопки Добавить.

Если на расходование денежных средств подавалась заявка, то ее реквизиты можно указать в поле Заявка.

Если аванс был израсходован на оплату поставщикам за товары или услуги — откройте вкладку Оплата поставщикам (рис. 8.14).

Рис. 8.14. Вкладка Оплата поставщикам

Чтобы добавить в документ информацию об оплате, нажмите кнопку Добавить и укажите поставщика и сумму оплаты. Также можно указать заказ, на основании которого делается платеж. Если на подотчетные средства выполнялась закупка товаров или услуг, то аналогичным образом на вкладке Закупка можно ввести информацию обо всех приобретениях. Что касается вкладки Прочие расходы, то на ней можно сформировать перечень дополнительных или непредвиденных расходов.

В нижней части окна находятся параметры Назначение аванса, Количество документов и Количество листов. В этих полях с клавиатуры вводится соответственно целевое назначение выданных под отчет денег, количество прилагаемых к авансовому отчету документов (как правило, это оправдательные документы — копии чеков, проездные документы, гостиничные счета и т. д.) и количество листов документов (например, один счет может занимать несколько листов). Значения этих параметров используются в печатной форме документа.

Готовый документ можно вывести на печать в соответствии с утвержденной формой АО-1. Для этого нужно выполнить команду Печать | Авансовый отчет. Пример печатной формы документа показан на рис. 8.15.

Рис. 8.15. Авансовый отчет

Для немедленной отправки авансового отчета на принтер на-жмите кнопку Печать. Чтобы просмотреть и, при необходимости, отредактировать параметры печати, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

Рейтинг@Mail.ru
Рейтинг@Mail.ru