23. «Визы согласования документа» (визы)
- реквизит, включающий в себя личную подпись специалиста и дату оценки
документа. При необходимости указывают должность и расшифровку подписи
визирующего.
При наличии у визирующего замечаний или возражений по содержанию документа
виза включает в себя указание на это. Например:
или
Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа,
на копии отправляемого документа (письмо).
Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа документа
(распорядительный документ, единственный экземпляр письма, отправляемого
по факсу) или на отдельном листе согласования. На листе согласования указывают
наименование, автора, дату и номер согласованного документа.
Предварительная оценка содержания документа специалистами необходима
руководителю для принятия единственно верного управленческого решения.
Право руководителя - принять во внимание мнение специалистов и вернуть
проект документа на доработку или взять на себя ответственность и подписать
документ.
Последовательность сбора виз: исполнитель (автор текста), его руководитель,
руководители структурных подразделений, к деятельности которых содержание
документа имеет отношение, заместитель руководителя организации, в чьем
подчинении находится структурное подразделение исполнителя, другие заместители
руководителя организации. Порядок визирования представлен на рис. 1.
Рис. 1. Схема порядка визирования документов
24. Реквизит «Печать». Воспроизведение на
печати Государственного герба Российской Федерации свидетельствует о принадлежности
организации к органам государственной власти или государственного управления
и регламентируется положением «О Государственном гербе Российской Федерации».
Частная коммерческая структура воспроизводить Государственный герб на
своих печатях не имеет права.
Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной
и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование
герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами,
уставами, конституциями и т.д.) субъектов Федерации.
Частная коммерческая структура воспроизводить герб субъекта Федерации
на своих печатях не имеет права.
Печать организации, не имеющей права изображать государственную символику,
должна включать в себя наименование организации. Допускается изображение
на печати эмблемы организации (реквизит 03).
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах
и проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования
должности и часть личной подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть
хорошо читаемым.
Примерный перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении.
25. Реквизит «Отметка о заверении копии».
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного
документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической
силы. Должностные лица копии документов не подписывают. Для придания копии
юридической силы оформляется «Отметка о заверении копии».
Состав реквизита: надпись Верно, проставляемая
от границы левого поля от руки или специальным штампом, должность лица,
заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.
Например:
Если копия направляется в стороннюю организацию, отметка о заверении
копии должна включать в себя оттиск печати, поставленный в соответствии
с правилами оформления реквизита 24. Печати ставятся на копии документов
(включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам.
Любая организация вправе заверить копии только тех документов, автором
которых она является. Исключение составляют нотариальные конторы и архивные
учреждения.
