21. Должностные лица подписывают документы
(принимают решения и несут за них ответственность) по вопросам, входящим
в их (должностных лиц) компетенцию и в рамках делегированных им полномочий.
В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего
документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Реквизит
«Подпись» располагается под текстом (ниже на одну-две строки) или под
отметкой о наличии приложения (ниже на одну-две строки).
Наименование
должности фиксируется от границы левого поля. Сокращения слов не допускаются.
Например, если документ оформлен на бланке:
или, если документ оформлен не на бланке:
Если наименование должности включает в себя более двух слов, его оформляют
в несколько строк, длиной не более 73 мм. Расшифровка подписи указывается
на последней строке наименования должности. Например:
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица
с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. Не допускается
ставить предлог За, надпись от руки Зам.
или косую черту (/) перед наименованием должности.
Должностные лица подписывают подлинники документов.
Под документом указывается одна подпись. Исключение составляют: акт,
протокол, договор, письмо гарантийное, письмо коллективное, доверенность
на совершение финансово-хозяйственных операций.
При подписании документа несколькими должностными лицами организации
их подписи располагают одну под другой в соответствии с должностными рангами.
Например:
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи
располагают на одном уровне. Например:
22. Согласование - предварительная оценка
содержания и оформления документа.
Существует две формы согласования: согласование внешнее, т.е. предварительная
оценка специалистов сторонних организаций. Внешнее согласование оформляется
грифом согласования (реквизит 22); согласование внутреннее (визирование),
т.е. предварительная оценка специалистов организации-автора (реквизит
23).
Внешнее согласование (реквизит 22) оформляется двумя способами:
путем проставления личной подписи должностного лица;
путем издания распорядительного документа.
При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит
из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без двоеточия), наименования должности
лица, согласовавшего документ, его личной подписи, инициалов и фамилии
(расшифровки подписи), даты согласования. Дату согласования вписывают
от руки после проставления личной подписи. Например:
Если согласование осуществляют организационно-распорядительным документом
(письмом, решением, актом, протоколом и др.), гриф согласования документа
состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без двоеточия) и наименования
вида документа в именительном падеже, его даты и номера, т.е. ссылки на
ОРД. Например: