ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
___________№_____________
Москва
УТВЕРЖДАЮ Директор
И.О. Фамилия ______________________
Секретаря референта
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.
Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия,
принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта
являются документационное и организационное обеспечение управленческой
деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется
непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт
руководствуется:
законодательными актами РФ;
Уставом предприятия;
Положением о функциональных службах
предприятия;
приказами (указаниями) руководства
предприятия;
нормативно-методическими материалами
по организации делопроизводства;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта
назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем
работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения
обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть
вопросами:
перспектив развития предприятия,
его финансово-хозяйственной деятельности;
организации работы с документами,
составления документации;
организации управленческого труда;
применение средств вычислительной
и организационной техники;
культуры труда и служебной этики;
охраны труда, техники безопасности
и противопожарной защиты.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Справочно-информационное обслуживание
по документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль
за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и
филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности
совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание
руководства.
2.5. Ведение и оформление кадровой
документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт
должен: 3.1. Осуществлять подготовку
необходимых документов. 3.2. Обеспечивать
прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, справочно-информационное
обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления,
согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству
предприятия. 3.4. Осуществлять
контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать
оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их
исполнение. 3.5. Осуществлять организацию
подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей.
Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству,
давать по ним компетентные заключения.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как
коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по
вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная
почта, Интернет и т. п.). 3.7.
Вести прием посетителей. 3.8. Выполнять
работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
оформление приказов по личному составу;
оформление личных карточек формы Т-2
(Т-2А) или личных дел; оформление
трудовых книжек; оформление и ведение
трудовых контрактов (договоров);
оформление командировочных документов;
оформление листов нетрудоспособности;
ведение табеля учета рабочего времени;
выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.9. Обеспечивать изготовление документов и копировально-множительные
работы с применением современных средств офисной оргтехники.
3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или
на уничтожение. 3.11. Выполнять
отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной
деятельности предприятия.
4. ПРАВА
Секретарь-референт
имеет право: 4.1. Запрашивать от
функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах
задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям
и специалистам предприятия. 4.3.Требовать
от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением
установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97).
4.4. Визировать управленческие документы
в рамках своей компетенции. 4.5.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного
обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов
управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания
нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности
всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «Конфиденциально».
4.8. Принимать решения в пределах своей
компетенции. 4.9. Взаимодействовать
со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки
исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение
к регистрации и контролю исполнения документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф
«Конфиденциально» или «КТ». 5.4.
Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных
настоящей инструкцией.