Протокол - справочно-информационный документ, фиксирующий ход обсуждения
вопросов и решения (постановления), принятые коллегиальным органом. Коллегиальность
- принцип управления, при котором руководство осуществляется не единолично,
а группой лиц, обладающих равными правами при решении вопросов; форма
принятия решений, при которой учитывается коллективное мнение, используется
метод обсуждения.
Формуляр протокола:
постоянные реквизиты "единого" бланка:
эмблема (03);
наименование организации (06);
наименование вида документа (08) (ПРОТОКОЛ);
переменные реквизиты "единого" бланка:
дата (09);
регистрационный номер (10);
место составления или издания документа (место;
где состоялось заседание) (12);
заголовок (17);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20)(См. прим. 1);
подписи (21).
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления
или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжалось несколько
дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания. Например:
19-20.09.99.
Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида
коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и названия
коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется
с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы.
Например:
или
или
Текст протокола делится на две части: вводную, где указаны фамилии и
инициалы председателя, секретаря, присутствующих, должности, фамилии и
инициалы приглашенных и повестка дня, и основную, фиксирующую ход заседания.
Вводная часть протокола оформляется по следующей схеме:
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствовали: (перечисляются фамилии и
инициалы членов коллегиального органа по алфавиту фамилий).
Если на заседании присутствовали более 15 человек, указывается общее
количество присутствовавших и дается ссылка на список участников. Например:
Присутствовали: 26 чел. (список прилагается)
или
Присутствовали: 120 чел. (регистрационный лист прилагается)
Приглашенные:
или
Приглашены: перечисляются
должности, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание (по убыванию
должностных рангов)
Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы,
вынесенные на обсуждение коллегиального органа (пункты повестки дня).
Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и отвечает на вопрос «о чем?».
Например:
Повестка дня:
1. О проекте производства продукции совместно с...
