Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта
и, при необходимости, рекомендации комиссии.
Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации
(учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства,
передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении
заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов;
проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров
и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.
Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:
постоянные реквизиты "единого бланка":
эмблема (03);
наименование организации (06);
наименование вида документа (08) (АКТ);
переменные реквизиты "единого" бланка:
дата (09);
регистрационный номер (10);
место составления или издания документа (12);
заголовок (17);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20) (См. прим. 1);
подписи членов комиссии (21);
гриф утверждения (15) (См. прим. 2).
Дата (09) и место составления (12), проставляемые в бланке акта должны
соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок (17) акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога
«О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных. Например:
Допускается, чтобы заголовок акта отвечал на вопрос «чего?». Например:
или
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание
для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости)
присутствующие лица.
В качестве основания указывается наименование распорядительного документа,
его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для
работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее
задачи и полномочия. Например:
Основание: приказ директора от 19.09.99 № 52 «О мерах
по обеспечению сохранности документов»
При перечислении членов комиссии необходимо указать должность, фамилию
и инициалы каждого по следующей схеме:
Составлен комиссией:
Председатель - должность Фамилия И.О.
Члены комиссии:
Должность Фамилия И.О.
Должность Фамилия И.О.
Должность Фамилия И.О.
Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов
или по алфавиту (если должностные ранги равны).
В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия:
Присутствовали: должность Фамилия И.О., должность Фамилия
И.О.
Фамилии присутствующих располагаются по убыванию должностных рангов
или по алфавиту (если должностные ранги равны).
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи
и существо работы, проделанной комиссией, и ее результаты (когда работала
комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены).
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации.
Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение
ограничиться констатацией фактов.
Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20). Если необходимо,
оформляют рассылку акта, т.е. указывают количество составленных экземпляров
и место их нахождения. Например:
Следует обратить особое внимание на то, что под экземпляром акта понимают
его подлинник. Рассылка акта оформляется только в тех случаях, если экземпляры
акта направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы.
Если необходимо, лица, присутствовавшие при работе комиссии, должны
своими личными подписями удостоверить факт ознакомления с содержанием
акта по форме:
Акт подписывают все члены комиссии. При оформлении подписей не указываются
должности, не ставятся тире или двоеточие. Например:
Некоторые разновидности актов (ликвидации учреждения, проверок, ревизий,
о выделении документов к уничтожению) обязательно подлежат утверждению,
что оформляется соответствующим грифом (15).