Учебники по популярным профессиям
на asv0825.ru

1С. Управление торговлей

       

§ 21. Ввод, редактирование и хранение информации о контрагентах

Справочник партнеров предназначен для ввода, редактирования и хранения информации обо всех контрагентах предприятия (поставщиках, покупателях, банках, налоговых органах и др.). Для перехода в режим работы с данным справочником нужно в панели навигации раздела Нормативно-справочная информация щелкнуть на ссылке Партнеры. В результате откроется содержимое справочника, которое показано на рис. 2.45.

Рис. 2.45. Справочник партнеров

В данном окне представлен список введенных ранее контрагентов. Отметим, что в начале использования программы, до заполнения ее справочников, данный список будет пустым. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается наименование контрагента, название бизнес-региона, к которому он относится, дата регистрации и уникальный числовой код.

В справочнике реализована возможность группировки контрагентов — довольно удобный механизм, позволяющий разделить их по категориям (например, Поставщики, Покупатели, Заказчики, Подрядчики, Прочие и т. д.). Если вы хотите использовать группировку, то при заполнении справочника рекомендуется вначале сформировать список групп, а затем заполнять группы позициями (партнерами и контрагентами).

Чтобы добавить в справочник группу партнеров, нужно выполнить команду Все действия | Создать группу либо нажать комбинацию клавиш Ctrl + F9. Также можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели или командой контекстного меню. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования группы партнеров, изображенное на рис. 2.46.

Рис. 2.46. Добавление группы партнеров в справочник

В данном окне в поле Наименование с клавиатуры вводится наименование создаваемой группы. Рекомендуется вводить такое наименование, чтобы оно кратко характеризовало отнесенных к группе контрагентов (например, Поставщики, Покупатели, Подрядчики, Черный список и т. п.).

В поле Группа можно выбрать родительскую группу из числа созданных ранее групп. Для этого в данном поле нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

Значение поля Код формируется программой автоматически в момент сохранения записи. Здесь указывается уникальный числовой идентификатор группы. Значение данного поля можно использовать, например, для поиска группы в справочнике.

Возможности программы предусматривают отнесение партнеров, а также групп партнеров к определенному бизнес-региону. Список бизнес-регионов формируется в соответствующем справочнике, с которым мы познакомимся позже. Чтобы отнести группу партнеров к бизнес-региону, нажмите в поле Бизнес регион кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника установите курсор на требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать. Отметим, что данный параметр не является обязательным для заполнения.

В поле Основной менеджер можно указать сотрудника компании, который назначен ответственным за сотрудничество с контрагентами данной группы. Данный параметр заполняется по тем же правилом, что и поле Бизнес регион — только выбор значения осуществляется из другого справочника.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к группе партнеров. Этот параметр также не является обязательным для заполнения.

Завершается ввод и редактирование группы партнеров нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть. Если вы хотите сохранить введенные данные без закрытия окна (чтобы была возможность продолжить редактирование в этом же сеансе), нажмите кнопку Записать (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) или комбинацию клавиш Ctrl + S.

Чтобы ввести в справочник информацию о новом партнере, нажмите в инструментальной панели кнопку >Создать или выполните команду >Все действия | Создать, вызываемую также нажатием клавиши Insert. Чтобы отредактировать данные о введенном ранее партнере, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Все действия | Изменить или на-жмите клавишу F2. Также для перехода в режим ввода и редактирования можно использовать соответствующие команды контекстного меню. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 2.47.

Рис. 2.47. Добавление партнера в справочник

Как видно на рисунке, данное окно включает в себя три вкладки: Общая информация, Адреса, телефоны и Комментарий. Эти вкладки предназначены для ввода соответствующих сведений о партнере. Далее мы рассмотрим содержимое каждой из них.

На вкладке Общая информация (см. рис. 2.47), которая открывается в данном окне по умолчанию, вводятся основные сведения о партнере, по которым его впоследствии можно идентифицировать. В поле Наименование с клавиатуры вводится краткое наименование партнера; введенное в этом поле значение впоследствии будет отображаться для данного партнера в интерфейсах списка и выбора. В поле Полное наименование вводится полное наименование партнера в соответствии с его учредительными документами.

В поле Код программа автоматически генерирует уникальный числовой код партнера (это происходит в момент записи введенных данных). При необходимости значение данного поля можно отредактировать с клавиатуры: для этого нужно щелкнуть в нем мышью, нажать любую клавишу и положительно ответить на появившийся запрос программы. Отметим, что без особой надобности редактировать поле Код не рекомендуется — в некоторых случаях это может привести к нарушению целостности данных либо иным негативным последствиям.

В поле Основной менеджер можно указать сотрудника компании, который назначен ответственным за сотрудничество с данным партнером. Для заполнения данного поля нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей программы выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать. Что касается поля Бизнес регион, то смысл данного параметра является таким же, как и для группы партнеров.

Далее путем установки соответствующих флажков нужно определить, кем является данный партнер по отношению к собственному предприятию. Эти флажки перечислены ниже.

  • Клиент — данный признак означает, что партнер является клиентом (например, покупателем товаров).
  • Поставщик — этот признак устанавливается для партнеров, у которых предприятие приобретает товары.
  • Конкурент — иногда в бизнесе складываются ситуации, когда деловой партнер одновременно является конкурентом. В рассматриваемой конфигурации таким партнерам устанавливается признак Конкурент.
  • Прочие отношения — если партнер не подходит ни под одно из перечисленных выше определений, ему назначается признак Прочие отношения.
  • Обслуживается торговыми представителями — данный признак устанавливается тем партнерам, которые обслуживаются не напрямую, а через торговых представителей. Данный признак принимается во внимание для отбора партнеров при работе с торговыми представителями.

Одному и тому же партнеру вы можете одновременно назначить сразу несколько разных признаков.

    Примечание В нижней части вкладки Общая информация находятся также параметры Канал и Источник, в которых можно указать соответственно канал рекламного воздействия и источник рекламного воздействия. Сущность и порядок использования этих параметров раскрывается в главе 5, посвященной маркетинговой политике предприятия.

Если партнеру назначен признак Клиент, то в окне ввода и редактирования появляется еще одна вкладка — Дополнительно, содержимое которой показано на рис. 2.48.

Рис. 2.48. Дополнительные сведения о клиенте

В соответствующих полях данной вкладки указывается тип клиента и название осуществляемого им вида деятельности. Чтобы указать тип клиента, нажмите в данном поле кнопку выбора, затем в открывшемся окне курсором выделите требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать. При необходимости вы можете добавить в список новое значение — для перехода в соответствующий режим нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Создать или клавишу Insert. В поле Вид деятельности аналогичным образом осуществляется выбор вида деятельности для данного клиента.

Контактная информация о партнере вводится на вкладке Адреса, телефоны, содержимое которой показано на рис. 2.49.

Рис. 2.49. Ввод и редактирование контактных данных о партнере

Электронный адрес вводится с клавиатуры, причем вы можете ввести несколько адресов, разделив их запятой.

Для ввода почтового адреса партнера предназначено поле Адрес. Вы можете заполнить его с клавиатуры либо в отдельном диалоговом окне (рис. 2.50), вызываемом с помощью кнопки выбора.

Рис. 2.50. Ввод и редактирование адреса

В данном окне для каждого реквизита адреса предназначен отдельный параметр. Реквизиты заполняются либо путем выбора значения из соответствующего классификатора, либо с клавиатуры. В нижней части окна автоматически генерируется представление адреса. Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку OK.

Телефонный номер контрагента также можно вводить как с клавиатуры, так и в отдельном диалоговом окне, которое показано на рис. 2.51.

Рис. 2.51. Ввод телефонного номера

В соответствующих полях данного окна с клавиатуры вводится код страны, код города и телефонный номер. В верхней части окна в строке Телефон на основании введенных данных автоматически генерируется номер телефона партнера в международном формате. Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку OK, а для выхода из данного режима без сохранения изменений используйте кнопку Отмена.

Что касается вкладки Комментарий, то единственный параметр, который на ней находится, — это текстовое поле. В нем вы можете с клавиатуры ввести любые сведения, дополнительно характеризующие данного контрагента.

Завершается ввод и редактирование данных о партнере нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть или с помощью комбинации клавиш Ctrl + Enter.

    Совет В программе реализована возможность добавления в справочник новых партнеров путем копирования уже имеющихся. Это бывает целесообразно, например, когда многие параметры нового партнера совпадают с аналогичными параметрами введенного ранее партнера, а также в иных случаях. Использование данного механизма позволяет значительно ускорить процесс ввода партнера, поскольку пользователю остается лишь отредактировать те параметры, которые отличаются от параметров копируемой позиции. Чтобы скопировать партнера и создать на его основании новую позицию, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Все действия | Скопировать или нажмите клавишу F9.

Иногда возникает необходимость удаления тех или иных позиций из справочника партнеров. При этом следует помнить о двух важных нюансах. Во-первых, удалить можно только тех партнеров, на которых нет ссылок из других мест программы (например, удаляемый партнер не должен фигурировать в документах, отчетах и иных объектах). А во-вторых, удаление объектов в программе 1С осуществляется в два этапа: вначале нужно пометить объект на удаление, и только после этого можно будет его удалить с помощью специально предназначенной функциональности Удаление помеченных объектов, доступ к которой осуществляется из раздела Администрирование.

Чтобы пометить партнера на удаление, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Все действия | Пометить на удаление/Снять пометку или нажмите клавишу Delete, после чего подтвердите свои намерения в открывшемся окне с соответствующим запросом. Аналогичным образом осуществляется снятие пометок с помеченных на удаление позиций.

В справочнике партнеров реализован удобный механизм поиска позиций. Его актуальность особенно возрастает при работе с большими объемами данных, когда поиск партнера в длинном списке занимает неоправданно много времени. Для перехода в режим поиска нажмите в инструментальной панели справочника кнопку Найти или выполните команду Все действия | Найти (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl + F). В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.52.

Рис. 2.52. Поиск данных в справочнике партнеров

В данном окне в поле Что искать с клавиатуры следует ввести условие поиска, которым может являться:

  • полное или частичное наименование партнера;
  • бизнес-регион, к которому он относится;
  • дата регистрации партнера в программе;
  • уникальный числовой идентификатор (код) партнера.

Отметим, что поле Что искать можно заполнить и из раскрывающегося списка, в который автоматически попадают все вводимые ранее условия поиска.

В поле Где искать из раскрывающегося списка выбирается область поиска, которая должна соответствовать введенному условию поиска. Иначе говоря, если в поле Что искать вы ввели числовой код партнера, то в поле Где искать нужно указать значение Код.

    Примечание При несоответствии значений полей Что искать и Где искать поиск не даст никаких результатов. По умолчанию в поле Где искать отображается название колонки справочника, где находился курсор в момент перехода в режим поиска.

Если вы хотите ограничить область поиска какой-либо группой, то укажите в поле Искать в группах значение В текущей группе и подчиненных группах или В текущей группе без подчиненных групп. В первом случае поиск будет проведен в текущей группе, а также во всех группах, которые в нее включены, а во втором — только в текущей группе (подчиненные группы будут проигнорированы). Название текущей группы отображается в информационной строке Текущая группа (см. рис. 2.52). Если же вы не хотите ограничивать поиск рамками группы, то укажите в данном поле значение Во всех группах (оно предлагается по умолчанию).

Чтобы начать поиск, нажмите в данном окне кнопку Найти. Через некоторое время в списке останутся только те позиции, которые удовлетворяют заданным условиям поиска. Если же поиск не увенчался успехом, список будет пустым. Чтобы впоследствии вновь вернуться к работе с полным списком партнеров, снова вызовите окно поиска и нажмите в нем кнопку Отменить поиск. Можно поступить и проще — для этого достаточно выполнить команду Все действия | Отменить поиск, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Q.

Из справочника партнеров можно быстро перейти в режим формирования некоторых документов, в которых в качестве контрагента будет фигурировать тот или иной партнер. Для этого выделите этого партнера щелчком мыши, нажмите в инструментальной панели справочника кнопку Создать на основании и в открывшемся меню выберите подходящую команду. В результате на экране откроется окно ввода и редактирования соответствующего документа (порядок работы с документами программы мы будем рассматривать позже, по мере дальнейшего изучения книги).

Рейтинг@Mail.ru
Рейтинг@Mail.ru