Сведения итоговой записи о количестве заведенных дел лежат в основе
проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению
экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая
экспертная комиссия (ЭК) организации. Примерное положение об экспертной
комиссии дано в приложении. Экспертиза
ценности документов постоянного и временного сроков хранения документов
должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения
проводится на основании номенклатуры дел с обязательным полистным просмотром
дел.
При полистном просмотре подлежат изъятию дублирующие экземпляры,
черновики, неоформленные копии документов и документы временного (до 10
лет включительно) хранения. По документам, сроки хранения которых не установлены
государственным или отраслевыми перечнями, экспертная комиссия принимает
самостоятельное решение.
В результате работы экспертной комиссии формируются четыре
группы документов с различными сроками хранения:
подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
подлежащие временному (свыше 10 лет) хранению в ведомственном
архиве (документы по личному составу);
подлежащие временному (до 10 лет включительно) хранению;
подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного
(свыше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов
с истекшими сроками хранения (приложение).
В акт об уничтожении включаются дела, срок хранения которых истек к 01
января того года, в котором составлен акт. При определении срока хранения
значение имеет только год заведения дела, месяц во внимание не принимается.
(Дело «Переписка...», заведенное в январе 1999 года и дело «Переписка
...», заведенное в декабре 1999 года должны быть уничтожены в 2003 году).
Уничтожать документы без составления актов о выделении документов к
уничтожению категорически запрещается.