Особенности стиля переписки коммерческих организаций
Появление стиля переписки коммерческих организаций обусловлено изменениями
характера и этики взаимоотношений между ними. Партнерские отношения возможны
только при условии равноправия и взаимного уважения сторон. Характерной
особенностью стиля является подчеркнутая вежливость и тактичность. По
этой причине активно используется сослагательное (условное) наклонение
глаголов. Повелительное наклонение недопустимо. Рекомендуется избегать
категоричных выражений, что достигается вводными словами: по-видимому...,
если возможно... и т.п.
Как правило, текст излагается от первого лица единственного числа (прошу,
считаю необходимым и т.д.), т.к. акцентируется единоличная ответственность
должностного лица за принятые решения.
В стиле переписки коммерческих структур ограниченно используются устойчивые
языковые формулы, «нанизывание падежей» и отглагольные существительные.
Структура текста
Элементы текста письма: обращение, благодарность или комплимент, мотивация,
аргументация, позиция автора, заключение, формула вежливости.
В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения
текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок
может быть другим. Как правило, изложение позиции автора может предшествовать
аргументирующей информации.
Текст письма начинается с обращения. В переписке негосударственных организаций
составление текста письма без обращения недопустимо. Обращение рекомендуется
начинать с абзаца и завершать восклицательным знаком.
Может быть использован один из четырех вариантов обращения.
1. Обращение по имени и отчеству.
Используется преимущественно в переписке с постоянным партнером. Например:
Уважаемый Иван Иванович!
2. Обращение по фамилии (См. прим. 1)
придает письму более официальный характер. Может использоваться и в том
случае, если имя и отчество адресата не известны отправителю. Перед фамилией
обязательно указывается вежливое обращение только в одном из приведенных
вариантов: «г-н», «г-жа», «тов.», «т.». Например:
Уважаемый г-н Иванов!
3. Обращение по должности, ученому или воинскому
званию подчеркивает официальный характер переписки. Может использоваться
при обращении к должностным лицам высокого ранга. Перед наименованием
должности или звания обязательно указывается вежливое обращение только
в одном из приведенных вариантов: «г-н», «г-жа», «товарищ», «т.». Например:
Уважаемый г-н директор!
или:
Уважаемый г-н профессор!
но:
Уважаемый товарищ генерал!
Наименование должности или звания должно быть коротким (одно или два
слова). Нельзя: «Уважаемый г-н начальник отдела развития и внедрения новой
техники!»
Если «президент», «директор», «профессор» или «генерал» - дама, то предпочтительнее
использовать обращение по фамилии или по имени и отчеству.
4. Обобщенное обращение (См. прим. 2).
Например:
Уважаемые господа!
или
Уважаемые коллеги!
С выражения благодарности начинается ответное письмо. Например:
Благодарю Вас за внимание, проявленное к нашей фирме
и выпускаемой нами продукции.
Благодарю Вас за письмо, в котором Вы любезно проинформировали
о...
Нам очень приятно, что фирма, продукция которой не нуждается
в представлении, именно к нам обратилась с деловой инициативой.
С комплимента можно начинать первое инициативное письмо (предложение
сотрудничества, в частности). Например:
Высокая репутация Вашей фирмы у партнеров и отзывы потребителей
побудили нас именно к Вам обратиться с деловой инициативой.
Отличное качество вашей продукции известно во многих
регионах России.
Наши специалисты высоко оценили новые разработки вашей
лаборатории.
Сотрудничая с Вашей фирмой на выставке ..., мы еще раз
убедились в качестве и конкурентоспособности вашей продукции.
Нам известно, что на потребительском рынке ваша продукция
пользуется большим спросом.
Примеры речевых оборотов, использующихся в переписке коммерческих
структур
Сообщения:
Следует отметить...
Обращаю Ваше внимание...
Считаю необходимым проинформировать Вас о том, что ...
Просьбы:
Буду Вам признателен за информацию о...
Был бы весьма благодарен, если бы Вы сообщили о ...
Ваш ответ позволит нам приступить к ... (действиям, предпринимаемым
в интересах взаимной выгоды).
Будем признательны, если Вы найдете возможность ...
Выражения сожаления:
К сожалению, вынужден сообщить
...
К сожалению, вынужден констатировать ...
Претензии:
Я очень огорчен данным обстоятельством
и надеюсь, что Вы разъясните мне ситуацию или ... свою позицию относительно
...
Полагаю, Вы согласитесь, что это не лучший способ вести
дела ...
Это избавит нас от досадной необходимости обращаться
в соответствующие государственные инстанции. (фраза следует после описания
тех действий партнера, которые позволят сторонам выйти из конфликтной
ситуации).
Фразы, завершающие текст письма:
Буду признателен за все замечания
и предложения, которые Вы сочтете необходимым высказать в ответ на наши
инициативы.
Наша фирма открыта для любых форм сотрудничества. Готовы
рассмотреть альтернативные предложения, которые последуют с вашей стороны.
Формулы вежливости:
С уважением,
С уважением и надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,
С уважением и надеждой на продолжение диалога,
С наилучшими пожеланиями,
Искренне Ваш,
Следует обратить особое внимание на сочетание элементов адреса (14),
обращения и формул вежливости, используемых в письме.
Необходимо также отметить, что особенности стиля переписки негосударственных
организаций диктуют необходимость избегать фиксации отметки о наличии
приложения (20). Прилагаемые документы целесообразно упоминать в тексте
письма.
Нормы делового этикета при ведении переписки
Ответное письмо должно быть адресовано лицу, подписавшему инициативное
письмо, направленное в ваш адрес. Должностной ранг адресата должен соответствовать
должностному рангу лица, подписавшего письмо (21). Необходимо отвечать
на каждое поступившее письмо. Срок ответа - неделя. Если за этот период
нельзя принять окончательного решения, необходимо в промежуточном ответе
оговорить срок, за который оно будет принято.
Если письмо содержит в себе отказ от предложений вашего корреспондента,
то необходимо указать и обосновать его причину. Например:
К сожалению, мы уже приняли на себя аналогичные договорные
обязательства, нарушать которые не в традициях нашей фирмы.
К сожалению, мы приостановили выпуск продукции в связи
с модернизацией оборудования.
Отказ не должен выглядеть окончательным. Необходимо наметить варианты
дальнейшего сотрудничества: определить срок, когда стороны могут вернуться
к продолжению диалога; выдвинуть альтернативные предложения; запросить
дополнительную (конкретную) информацию и т.д.
Примеры писем приведены в приложении.
* * *
Прим. 1 Инициалы адресата при
обращении по фамилии не указываются.
Прим. 2 Обобщенное обращение
допустимо только в первом инициативном письме.
