Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в
нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление
чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют
повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно
четким и ясным.
Формуляр гарантийного письма:
постоянные реквизиты бланка письма:
эмблема (03);
наименование организации (06);
справочные данные (07);
код ОКПО (04);
переменные реквизиты бланка письма:
дата (09);
регистрационный номер (10);
ссылка на регистрационный номер и дату документа
(11 )(См. прим. 1);
адресат (14)(См. прим. 2);
заголовок (17);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20)(См. прим. 3);
подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных
операций (21);
печать (24)(См. прим. 4);
отметка об исполнителе (26)(См. прим. 5).
Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:
Об аренде автомобиля
или
О вывозе мусора
или
Об обучении сотрудника
или
О размещении рекламы
Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас....
Далее по смыслу - «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не
оформленное договором). Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не
должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например:
Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном
номере журнала.
В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо
от того, включены они в справочные данные (07) или нет.
Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:
Оплату гарантируем с р/с...
или
Оплату гарантируем. Наш р/с...
или
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты ...
Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это
обусловлено содержанием гарантийного письма.
Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных
операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность
гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском
печати организации.
Пример оформления гарантийного письма приведен в приложении.
* * *
Прим. 1 Заполняется только в
том случае, если оформляемое письмо является ответным.
Прим. 2 В качестве адресата в
гарантийном письме указывается только руководитель организации.