Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу должны храниться в
службе ДОУ или в архиве организации в течение трех лет, после чего они
подлежат передаче на государственное хранение.
Распоряжением мэра Москвы от 19.10.93 № 595-РМ установлен
размер штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив» за нарушение
действующего законодательства по архивному делу: 70 минимальных окладов
— за утрату (гибель, незаконное уничтожение) дел постоянного и долговременного
хранения (в том числе по личному составу), 35 — за отказ от передачи на
государственное хранение, 28 — за несоблюдение сроков упорядочения документов
постоянного и долговременного сроков хранения, а также за немотивированный
отказ в допуске представителей объединения «Мосгорархив» к проверке условий
хранения архивных документов и состояния работы с ними.
В процессе подготовки дел для передачи на государственное
архивное хранение необходимо:
Перегруппировать документы дела в хронологической
последовательности (с 01.01.00 по 31.12.00), располагая документы в
порядке прямой хронологии. Приложения от основных документов не отделяют.
Пронумеровать листы черным графитным карандашом
в правом верхнем углу арабскими цифрами. В каждом томе — сквозная валовая
листов. При нумерации листов необходимо иметь в виду следующее:
если лист формата A3 подшит за середину, он нумеруется
как два листа, если он подшит за левое поле - как один лист;
на листах, представляющих собой чертеж, рисунок,
фотографию, номер проставляется на обороте;
если в дело подшит конверт с вложениями, то последовательно
нумеруются конверт, вложения, затем очередной лист дела.
Удалить канцелярские скрепки и скрепки степлера.
Составить заверительную надпись дела (приложение).
Составить для наиболее ценных дел внутреннюю опись
документов дела (приложение).
Поместить документы в картонную обложку и прошить
их в четыре прокола шпагатом (или переплести).
Внести необходимые уточнения в реквизиты обложки дела
(приложение).
Взаимодействие государственных архивов с коммерческими
структурами предполагается осуществлять на договорной основе.