Для обеспечения правильной систематизации документов в
организации должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел - «систематизированный
перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков
их хранения, оформленный в установленном порядке»(См. прим. 1).
В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся
в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных
изданий. Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года
на следующий. Номенклатуру дел составляет работник службы ДОУ с привлечением
специалистов структурных подразделений.
Формуляр номенклатуры дел:
постоянные реквизиты «единого» бланка:
эмблема (03);
наименование организации (06);
наименование вида документа (08) (НОМЕНКЛАТУРА
ДЕЛ);
переменные реквизиты «единого» бланка:
дата (09);
регистрационный номер (10);
место составления или издания документа (12);
заголовок (17);
текст (19);
подпись составителя (21);
гриф согласования (22)(См. прим. 2);
гриф утверждения (15).
В заголовке номенклатуры дел указывают «на_____год». Например:
Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти
граф.
Индекс дела
Заголовок
дела (тома,
части)
Кол-во дел
(томов, частей)
Срок хране-
ния дела
(тома, части)
и № статей
по перечню(См. прим. 2)
Примечание
1
2
3
4
5
Содержательная часть текста номенклатуры дел группируется по разделам.
Названиями разделов являются наименования структурных подразделений
или направлений деятельности фирмы. Названия разделов нумеруются парами
арабских цифр и указываются в графе 2. Например:
01. Дирекция
02. Бухгалтерия и т.д.
В графе 1 номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела,
который должен включать порядковый номер раздела и порядковый номер заголовка
дела в пределах этого раздела. Например: 01-05.
В графе 2 указывают заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри
раздела определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются
заголовки организационных документов, далее - распорядительных и справочно-информационных
(планы, отчеты, акты, справки и т.д.) в порядке убывания сроков хранения.
При составлении заголовков необходимо учитывать следующее:
- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
- заголовок должен полностью соответствовать смысловому
содержанию документов, формируемых в данном деле;
- заголовки типа «Общая переписка», «Материалы разные»
и т.п. не допускаются.
Заголовок дела должен состоять из следующих элементов:
- наименование вида или разновидности документов;
- наименование предприятия или структурного подразделения;
- корреспондент;
- краткое содержание документов дела;
- название региона, с которым связано содержание документов
дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документа.
Заголовок может начинаться с указания вида документов («Приказы», «Протоколы»)
и разновидности документов (... «по основной деятельности», ... «заседаний
совета директоров»). Если в качестве вида документов названы «Планы ...»
или «Отчеты ...», необходимо указать периодичность и характер документов.
Например: «Годовой финансовый план» или «Квартальные отчеты о сбыте продукции».
Заголовок может начинаться со слов «Документы...» или «Материалы...».
В этом случае необходимо в скобках перечислить основные виды документов
дела. Например: «Материалы научно-производственной конференции (список
участников, повестка дня, тезисы докладов, решение)».
Заголовок может начинаться со слова «Переписка». В этом случае необходимо
указать, с кем и по какому вопросу она ведется. Если в дело помещена переписка
с одним корреспондентом, его указывают в заголовке. Например: «Переписка
с фирмой «Закат» о поставках оборудования». Если в деле содержится переписка
с несколькими однородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют,
а указывают их общее видовое название. Например: «Переписка с предприятиями
химической промышленности о закупке сырья». Если в деле содержится переписка
с несколькими разнородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют,
а указывают вопрос, по которому она ведется. Например: «Переписка о подготовке
научно-практической конференции».
В номенклатуру дел включаются справочные картотеки и журналы регистрации.
Графа 3 заполняется по окончании года, на который составлена номенклатура
дел, т.е. в номенклатуре дел на 2000 год графа 3 будет заполнена в 2001
году.
В графе 4 указывается срок хранения дела и ссылка на статью перечня,
которой руководствовался составитель номенклатуры дел.
Сроки хранения некоторых документов даны в приложении.
В графе 5, если необходимо, проставляются отметки о переходящих делах,
об уничтожении дел, о месте хранения подлинника, «Дело не заведено» и
т.д.
При оформлении номенклатуры дел в каждом разделе оставляют резервные
номера (свободное место) для того, чтобы была возможность внести в номенклатуру
заголовки дел, сформированных в течение года.
Номенклатуру дел подписывает составитель. При необходимости оформляют
гриф согласования (22) с экспертной комиссией (ЭК). Примерное положение
об экспертной комиссии дано в приложении.
Номенклатуру дел утверждает руководитель организации (15).
До начала календарного года следует перенести данные граф 1, 2, 4 на
обложки заводимых дел.
В течение календарного года необходимо формировать дела строго в соответствии
с номенклатурой дел.
После того, как год истек, в начале следующего календарного года на
основании данных граф 3, 5 составляется итоговая запись о количестве заведенных
дел (приложение).
* * *
Прим. 1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998,
с.З, п.75.