Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый
номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего
документа.
Сведения в графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10 реквизиты корреспондента).
В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего документа. Если необходимо,
сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие
приложений и т.д.).
В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например:
30.09.99 директору) и перераспределения, т.е.
резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются.
В графе 5 последовательно отражается информация
о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как
оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен
исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют
реквизиту 27.
Журнал регистрации исходящей корреспонденции
Дата и регистра-
ционный номер
Корреспондент
Краткое
содержание
Отметка
о хранении
1
2
3
4
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый
номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа.
Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только
наименование организации.
В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного документа. Если необходимо,
сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие
приложений и т.д.).
В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного
документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента.
Записи графы 4 датируются.
Журнал регистрации внутренних документов (примерная форма)
Дата и
регистацион-
ный номер
Краткое
содержание
Исполнители
Срок
исполнения
Ход исполне-
ния, отметка
о хранении
1
2
3
4
5
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый
номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа.
В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения
можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений
и т.д.).
В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения.
(Информация из текста документа).
В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа).
В графе 5 последовательно отражается информация
о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как
оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен
исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют
реквизиту 27.
Заголовки граф иначе называются реквизитами регистрационной формы или
поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации активными поисковыми
признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения
графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы
целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается
не более двухсот записей.
Более удобной является карточная система регистрации, поскольку она позволяет
преодолеть два принципиальных недостатка журнальной формы. Регистрационно-контрольная
карточка позволяет более подробно фиксировать этапы перераспределения
и хода исполнения документа и оптимизировать оперативный поиск документа
или информации о нем.