15. «Гриф утверждения документа» - реквизит,
указывающий на нормативный или правовой характер его содержания. Утверждение
документа свидетельствует о распространении его действий на определенный
круг учреждений или должностных лиц. Утверждение документа осуществляется
двумя способами:
путем проставления личной подписи должностного лица;
путем издания распорядительного документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит
из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, без двоеточия), наименования должности
лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов и фамилии
(расшифровки подписи), даты утверждения. Например:
Наименование организации в наименование должности не включается в том
случае, если документ утверждается руководителем той организации, бланк
которой использован при его оформлении.
Дату утверждения вписывают от руки после проставления личной подписи.
При утверждении распорядительным документом (постановлением, решением,
приказом, указанием) гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДЕНО
(без кавычек, без двоеточия) и наименования вида утверждающего документа
в именительном падеже, его даты и номера, т.е. ссылки на ОРД. Например:
Наименование организации в наименование должности не включается в том
случае, если распорядительный документ издан той организацией, бланк которой
использован при оформлении утверждаемого документа.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении.
16. Реквизит «Резолюция» оформляется соответствующим
должностным лицом от руки на подлиннике документа и содержит указание
по исполнению данного документа.
Реквизит «Резолюция» включает в себя фамилию (фамилии) и инициалы исполнителей,
содержание поручения, срок исполнения, дату рассмотрения документа и личную
подпись должностного лица, наложившего резолюцию. Тот исполнитель, чья
фамилия указана первой, является ответственным исполнителем.
Например:
Срок исполнения указывается только цифровым способом (тремя парами арабских
цифр). Например: до 15.06.99 или к
15.06.99 или Срок 15.06.99. Другие
способы фиксации срока исполнения («срок две недели», «срок 10 дней» и
т.п.) не допускаются.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного
номера и даты документа, к которому резолюция относится. Оформление резолюции
на отдельном листе предполагает подготовку отпечатанного проекта резолюции
и, при необходимости, внесение в него исправлений руководителем от руки.
17. Заголовок - краткое содержание - отвечает
на вопрос «о чем (о ком)?», начинается с прописной буквы с предлогов «О»
или «Об», занимает не более двух строк (См. прим. 1).
После заголовка точка (.) не ставится, кавычки (« ») не используются.
Рекомендуется формулировать заголовок с помощью отглагольных существительных.
Например:
или
В отдельных случаях заголовок может отвечать на вопрос «чего (кого)?».
Например:
18. Реквизит «Отметка о контроле» обозначает,
что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения. Основанием
для проставления «Отметки о контроле» является срок исполнения, указанный
в резолюции или установленный путем анализа .содержания документа. Отметка
о контроле проставляется от руки (буква К) или штампом (КОНТРОЛЬ).
* * *
Прим. 1 Реквизит
«Заголовок к тексту» в документе должен быть всегда.
