Система автоматизации делопроизводства и документооборота "Золушка"
Программно-технологический комплекс "Золушка-WIN".
Электронная канцелярия состоит из 3-х функциональных компонент
программных систем:
«Служебная корреспонденция» характеризуется большим
объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов,
повторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых устанавливается
свой срок исполнения и свой исполнитель;
«Решения и распоряжения» отличаются от служебной корреспонденции
тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные
его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности;
«Письма граждан» характеризуется тем, что связующим
началом пакета писем является адресат-отправитель, даже в том случае,
если он пишет по разным вопросам.
Система Золушка-WIN. Служебная корреспонденция
предназначена для автоматизации регистрации документов, их обработки и
контроля исполнения.
Система обеспечивает:
Регистрацию исходящей и входящей почты в стандартной
многоуровневой карточке.
Регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных
к основному документу.
Регистрацию повторных и вторичных документов (например,
ответов).
Контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу
времени и по исполнителям.
Выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках
их исполнения.
Подготовку справок, сводок и списков по всему объему
документов, по тематическим рубрикам и т. д.
Поиск любого документа (в том числе ответа и повторного)
по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный
поиск по содержанию (названию) документа. История вопроса может быть
сформирована в виде древовидной графической схемы истории обработки
вопроса (схема первичных, повторных и вторичных документов по данному
вопросу, включая данный документ).
Формирование истории движения документов.
Организацию доступа к электронным копиям документов.
Разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями
при регистрации и контроле исполнения документов.
Однако ни одна система электронного документооборота не
может заменить документооборота традиционного и существует параллельно
с ним, поскольку электронные версии документов не могут являться гарантией
юридической достоверности информации.
Типичной особенностью всех изученных систем электронного
документооборота является долговременный, трудоемкий ввод и максимально
ускоренный поиск информации. Принято считать, что внедрение систем эффективно
при годовом объеме документооборота свыше 10 тысяч единиц документов в
год.