Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых
условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа.
В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера
(коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений
или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д.
Например: 02-12/156,
где:
02 - должное лицо - адресат;
12 - корреспондент;
156 - порядковый регистрационный номер.
Наиболее оптимальной принято считать индексацию с использованием номера
дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает
и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Например:
01-20/156, где:
01-20 - номер дела по номенклатуре дел;
156 - порядковый регистрационный номер.
При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать
единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой
лежат следующие правила:
расположение составных частей индекса должно быть постоянным;
система индексов, применяемая в организации, должна
оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.
Если в конкретной организации при небольшом объеме документооборота
для оперативного поиска документа или информации о нем необходимым и достаточным
является использование только порядкового регистрационного номера, система
индексов может не разрабатываться.
