Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи
и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность
руководителей и специалистов предприятия, называется организационными
документами.
Организационные документы представлены уставами, положениями, в том
числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными,
правилами.
Формуляр организационного документа:
постоянные реквизиты "единого" бланка:
эмблема (03);
наименование организации (06);
наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ
или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);
переменные реквизиты "единого" бланка:
дата (09);
регистрационный номер (10);
место составления или издания документа (12);
заголовок (17)(См. прим. 1);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20)(См. прим. 2);
подпись (21);
гриф согласования (22) или визы (23);
гриф утверждения (15);
печать (24).
Устав
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений,
обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами,
права и обязанности в определенной сфере государственного управления,
хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений, организаций
утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов
федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками)
и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав
относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных
коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления,
оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской
Федерации.
Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности.
Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность,
имущество, управление, реорганизация и ликвидация.
Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный
капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение
прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.
Положение
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое
положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного
подразделения (службы).
Положение об организации включает разделы: общие положения; основные
задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи;
контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.
Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно
не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой,
имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения,
основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.
Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность
организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например:
Положение о документационном обеспечении управления.
Пример оформления и структура текста «Положения о документационном обеспечении
управления» приведены в приложении.
Инструкция
Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные,
научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны
деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб,
должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как
правила, регламенты и др.
Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором
указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования
и другие сведения общего характера.
Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными
словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается»,
«рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего
лица («исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами,
на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения
документов определяется по Перечню»).
На каждого работника учреждения (организации) составляется должностная
инструкция (пример приведен в приложении).
* * *
Прим. 1 Заголовок устава, как
правило, отвечает на вопрос «чего?»; положения - «о чем?»; должностной
инструкции - «кого?».