Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах.
Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях,
если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам:
указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные
моменты и т.д.
ссылка на регистрационный номер и дату документа
(11 )(См. прим. 1);
адресат (14);
заголовок (17);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20)(См. прим. 2);
подпись (21);
отметка об исполнителе (2б)(См. прим. 3).
Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?».
Например:
О материалах конференции
или
Об отзыве на статью
Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:
Направляем Вам...,
Возвращаем Вам...,
Высылаем Вам....
Допускается начинать текст письма фразами типа
В соответствии с предварительной договоренностью направляем
(высылаем, возвращаем)...
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем
(высылаем, возвращаем) ...
Далее обязательно следует назвать прилагаемые документы.
Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки
и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.
Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые
документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения
(20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о
прилагаемых материалах. Например:
Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215
в 1 экз.) прилагаются.
Пример оформления сопроводительного письма приведен в приложении.
* * *
Прим. 1 Заполняется только в
том случае, если оформляемое письмо является ответным.
Прим. 2 Заполняется обязательно.
Прим. 3 Заполняется в том случае,
если подписывает письмо не его автор.